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標書制作過程、注意事項與經驗總結

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標書制作過程、注意事項與經驗總結

發布日期:2022-05-05 作者: 點擊:

長沙標書制作經驗

小編根據標書制作中表露出來的問題,所犯的錯誤細節所在之處,大致總結如下:

1、在做投標文件時一定要仔細閱讀招標文件中的每一個條款,找出其中幾個關鍵點信息,Z好把這幾個點單獨摘出來放在一個文本里面,在做投標文件時肯定會用到,大致如下;

(1) 項目名稱:一定要看清楚項目名稱,即便有錯別字也要跟招標的一致

(2) 招標編號:一定要看清楚招標編號,不能錯一個字母

(3) 招標機構:看清楚是招標單位還是用戶自己招標、或者是代理機構

4)投標截止日期:找到投標截止日期信息

5)有效期:有效期一般都是90天,但也有個別不同

6)份數:正本、副本份數,以及是否需要電子文件

7)字體:字體、字號是否有要求

8)交貨地點:交貨地點是否已制定或寫著用戶指定

9)服務期限:客戶要求的售后服務期限

10)資質信息:把每一個資質都列出來制成清單

11)其他認為有必要的信息

2、閱讀完招標文件后就要開始做投標文件了,首先了解一下投標書的基本組成,不同公司要求可能不一樣,名字也會有不同,一般的投標文件基本都包含以下內容;

1)投標書(格式基本都是一樣的)

2)投標一覽表(不同公司要求格式不同)

3)投標分項報價表/分項報價表(格式基本一致)

4)貨物說明一覽表(有的可能沒有)

5)技術規格偏離表(必須有,格式基本一致)

6)商務條款偏離表(必須有,格式基本一致)

7)資質證明文件(有的需要單獨裝訂,不在這里體現)

8)技術方案(技術方案內容自定,一般要求與技術響應參數一致)

9)項目實施方案(一般都有,格式自定)

10)項目培訓方案(一般都有,格式自定)

11)售后服務方案(有的與培訓合在一起寫)

12)公司介紹(非必須)

3、在編制標書中每一個環節都有很多需要注意的地方,在標書的編制過程中,大致可以分為以下幾個步驟;

1)搭建框架:根據招標文件中的投標標書要求,先搭建一個整體的框架,說白一點就是先把一級標題搭建起來;

2)逐一填充內容:按照招標要求一步一步的去填充內容,完善各個模塊;

3)標書合稿:因為標書一般都不會是一個人來完成,會涉及到商務、技術、測試、培訓等各部分內容,需要各個崗位的人員都參與進來共同完成,這個過程可以采取傳遞式方式完成,可以避免重復工作;如果標書是一個人完成的先將各部分內容分別制作,或直接優先制作對應模版,進行Z后填充。

3)檢查核對:這個過程是Z重要的過程,檢查核對一定不能只靠自己來核查,Z好是找一個專門的人員來輔助完成這個工作。這個過程需要反復的進行,自己的檢查是第一步,團隊之間的檢查是第二步,相關責任領導Z后的復查時第三步,按照步驟逐一完成。因為很多標書都是根據其他同類標書修改的,所以一定要核查清楚是否有某些地方忘了修改。

4)糾錯完善:核對的同時Z主要的工作就是糾正錯誤,及時改正,這里的糾錯不僅僅是內容,還有格式上的糾正。如果多人參與的話,某一個人修改了某部分內容一定要告知其他人,這樣不僅是為了避免倆人同時改了同一個地方造成工作沖突,也是為了提高工作的效率;所有的對應改動需進行批注Z后匯總。

5)核實定稿:此時到了電子文件制作的Z后一個環節了,責任領導核實確認無誤后就可以定稿了,定稿之后就不要在動了,可以由相關人員進行打印了;

6)打印核查:打印的時候切記不要一次性全部打印出來,先打印一份出來,打印完成后再對打印出來的紙質文件進行排查錯誤,主要是頁碼、目錄、有沒有錯位等格式上的錯誤,以及比較明顯的錯誤,在返回去對照電子文本糾正,如果一次打了很多份萬一出現問題就會造成浪費;

7)裝訂標書:核查無誤,打印完成后,按照招標要求進行裝訂封存就可以了,致此標書制作完成。

4、相關經驗說明

(一)總體細節

在總體上要注意以下幾個方面:

1)風格:整體風格是否一致,字體、字號要求是否跟招標文件要求一致;

2)框架:整體框架組成是否跟招標文件中要求一致,原則上只能多不能少

3)頁眉:一定要看清楚頁眉是否全文都是一致的,是否正確

4)頁腳:看清楚頁腳的頁碼是否正確,頁腳頁碼位置是否合適

5)替換:因為大部分標書都是用以前類似的標書為模板修改的,此時一定要排查清除舊標書中的相關內容,特別是前面提到的幾個關鍵點一定要看清楚是否全部修改

6)打?。盒枰⒁庠谡袠宋募惺欠裼幸笠獙⑼稑艘挥[表、分項報價表、貨物說明一覽表、技術規格偏離表、資質證明文件等信息單獨打印,如果有當做好對應章節時,即刻將該章節另存一份,以免忘記。

(二)投標書

“投標書”一般作為一個投標文件的第一章,是對招標的一個響應,一般在招標文件中會給出格式,此時必須按照招標文件中的格式來做(一般來說基本都是一樣的,也有個別的會稍有差異),在投標書部分要注意以下幾部分內容:

(1)招標機構:要在招標文件中核對招標機構是客戶、還是招標公司、還是代理機構,要確認不能弄錯;

(2)項目名稱:Z好從招標中復制粘貼,以免寫錯字或掉字,特別是當招標文件中出現錯誤時,Z好按照招標一致,不要擅自修改;

(3)項目編號:有的需要填項目編號,此時Z好從招標中復制粘貼,但需要注意字體,因為在文檔中字母一般默認的式time new roma字體,如果招標中有要求,則Z好改成對應的字體;

(4)項目包號:很多項目在招標時并不是全部的內容,而是只選擇其中一包或幾包,在這里會要求寫上包號,如果包號有具體的名字,Z好寫全,如果沒有則寫清楚第幾包即可;

(5)銷售和地址:填寫本次負責的銷售及其職位,還有公司的地址,這個一般不會錯,沒什么好說的;

(6)份數要求:一般來說都是正本1份,副本4份,但并不全是這樣,不同的招標機構會要求不一樣,份數也不盡相同,有的還需要電子文件,這個一定要在招標中核對清楚;

(7)投標價格:這里一般是小寫的,但有的也會要求大寫、小寫并存,要注意看清楚,如果可以Z好都寫上;

(8)投標人參數:不要大意把自己公司的信息都寫錯,特別是銀行賬號要看清楚。

(三)投標一覽表

“投標一覽表”(也有的叫‘開標一覽表’)作為投標書的第二章,是用來表明投標內容信息的一個概括,格式各個公司都不盡相同,在編寫時注意按照招標要求去做就可以了,在這里需要注意下面幾個方面:

(1)表頭前的信息:這個地方一般來說是項目名稱、項目編號、分包名稱三項,但有的公司是投標人名稱、項目名稱、分包名稱三項,所以在這里要看清楚,不要弄錯了(后面的分項報價表、貨物一覽表、技術偏離表和商務偏離表也是一樣)。項目名稱(或投標人名稱)、項目編號就不說了了,分包名稱有的話就填,沒有的時候千萬不要空著,要填上“/”;

(2)表后面的信息:表后面都是投標人簽字蓋章的地方,這個地方基本都是一致的,可能的區別就是叫法不一樣,比如:有的叫投標人,而有的叫投標人名稱,性質是一樣的,錯了雖然沒啥影響,但為保險起見,Z好還是核對清楚;

(3)表里面的內容:根據招標文件中的信息去完善就可以了,區別就在于有的只需要填一個錢數就行,而有的需要把投標參數逐一填上。

(四)分項報價表

“分項報價表”(有的叫‘投標分項報價表’)是用來說明投標貨物分項報價明細信息的,表格信息與招標參數一一對應就好,需要注意下面幾個方面:

(1)表頭前信息:與“投標一覽表”第(1)條一致;

(2)表后面的信息:與“投標一覽表”第(3)條一致;

(3)表格的數量:有的在招標參數中分成了多個表格,比如:軟件參數、硬件參數等,此時也需要與招標一致,分成對應的多個表格去響應;

(4)表里面的內容:在這一部分是需要特別注意的,一般包括序號、名稱、規格型號、數量、原產地和制造商名稱、單價、總價、備注幾個部分,對于這里面的每一個部分都需要注意,具體入下:

1)序號:序號可以是手寫,可以是自動生成,但無論是哪種,一定要與第二項“名稱”一致,受其控制,隨著名稱項多少的變化而變化;

2)名稱:名稱是必須要和招標文件中技術參數中的名稱一致的,如果是一個項中又包含了幾個小項,此時一定不能只寫大項或只寫小項,正確的做法是將這一列進行拆分為2列,把大項和小項都寫進去,而對應的第一列的編號則要以大項為主;而后面的幾列參數則以小項為基準;

3)規格型號:按照第二列小項的參數逐一填寫對應的規格型號信息,如果有型號的話一定要寫上,如果沒有可以不寫,原則上這里的參數信息應當與后面的貨物說明一覽表參數、技術規格偏離表中的投標響應參數一致;

4)數量:跟招標參數中的數量一致,注意是單位不能落下,也要一致;

5)原產地和制造商名稱:一般來說就是投標公司注冊地址和名稱,結構一般都是“中國+投標人名稱”;

6)單價:該小項系統單價信息,這里需要注意的是貨幣單位是否已經給出,如果沒有一般為人民幣/元,也可以自行注明;

7)總價:與單價一致;

8)備注:說明性文字,一般是不會填寫的,但不要空著,一般都是寫一個“無”字。

(五)貨物說明一覽表

“貨物說明一覽表”是用來列舉出投標貨物說明信息,表格參數與招標參數一一對應就好(有的沒有這一章節),需要注意下面幾個方面:

(1)表頭前信息:與“投標一覽表”第(1)條一致;

(2)表后面的信息:與“投標一覽表”第(3)條一致;

(3)表格的數量:有的在招標參數中分成了多個表格,比如:軟件參數、硬件參數等,此時也需要與招標一致,分成對應的多個表格去響應;

(4)表里面的內容:這一部分是需要特別注意的地方,一般包括序號、貨物名稱、主要規格、數量、交貨期、交貨地點、其他幾項內容,對于這里每一個部分都需要注意,具體如下:

1)序號:序號可以是手寫,可以是自動生成,但無論是哪種,一定要與第二項“名稱”一致,受其控制,隨著名稱項多少的變化而變化;

2)貨物名稱:名稱是必須要和招標文件中技術參數中的名稱一致的,如果是一個項中又包含了幾個小項,此時一定不能只寫大項或只寫小項,正確的做法是將這一列進行拆分為2列,把大項和小項都寫進去,而對應的第一列的編號則要以大項為主;而后面的幾列參數則以小項為基準;

3)主要規格:按照第二列小項的參數逐一填寫對應的規格型號信息,原則上這里的參數信息應當與后面的分項報價表參數、技術規格偏離表中的投標響應參數一致;

4)數量:跟招標參數中的數量一致,注意是單位不能落下,也要一致;

5)交貨期:這是一個需要注意的地方,一定要與招標中參數一致,如果招標文件中沒有說明,Z好寫上“xxx指定地點”(xxx代表客戶);

6)交貨時間:這是一個需要注意的地方,一定要與招標中參數一致,如果招標文件中沒有說明,Z好寫上“xxx指定時間”(xxx代表客戶);

7)其他:說明性文字,一般是不會填寫的,但不要空著,一般都是寫一個“無”字。

(六)技術規格偏離表

“技術規格偏離表”應該算是投標文件中商務響應部分Z重要的一個章節了,很多信息都是以這里的參數為基準的,在技術規格偏離表中需要注意以下幾個方面:

(1)表頭前信息:與“投標一覽表”第(1)條一致;

(2)表后面的信息:與“投標一覽表”第(3)條一致;

(3)表格的數量:有的在招標參數中分成了多個表格,比如:軟件參數、硬件參數等,此時也需要與招標一致,分成對應的多個表格去響應;

(4)表里面的內容:這一部分是需要特別注意的地方,一般包括序號、服務內容、招標文件條款號、招標需求、投標響應、偏離、說明幾項內容,對于這里每一個部分都需要注意,具體如下:

1)序號:序號可以是手寫,可以是自動生成,但無論是哪種,一定要與第二項“名稱”一致,受其控制,隨著名稱項多少的變化而變化;

2)服務內容:名稱是必須要和招標文件中技術參數中的名稱一致的,如果是一個項中又包含了幾個小項,此時一定不能只寫大項或只寫小項,正確的做法是將這一列進行拆分為2列,把大項和小項都寫進去,而對應的第一列的編號則要以大項為主;而后面的幾列參數則以小項為基準;

3)招標文件條款號:這里是一個比較重要的地方,因為很多招標文件都比較混亂,所以在這個地方盡量把條款號找到Z小的項,對應到ZZ準確的位置,如果在招標文件中實在找不到非常準確的信息,那么就對應到一個相對準確的位置,終究一句話要與招標對應;

4)招標需求:也就是所謂的招標參數,一般都是在招標文件的技術規格參數章節(也有的不是),按照對應內容復制粘貼即可;

5)投標響應:這個應該算是這一章節Z重要的地方了,在這里需要著重去編寫,對應招標參數撰寫自己的投標參數,需要需要特別注意的就是不能夠為了省事直接粘貼過來,那樣是會被廢標的,在這里有幾個小的竅門,可以讓你寫的比較快,如下:?如果這一份標書是確定要中標的標書,那么這一塊需要非常認真的去寫,必須保證的一點是對招標參數響應不能有一條的遺漏,可以多但絕對不能少,如果在響應時沒有這一項可以把招標的復制過來,稍微改一下表達的方式;?如果這一份標書是用來圍標的,那么響應內容就比較簡單了,一般都是把招標參數直接復制過來,但為了避免被廢標,Z好對粘貼過來的參數進行修改,比如修改一下表達的方式、換一下位置等都是可行的;?如果這一份標書室用來中標的,但確實沒有很好的自己的參數去響應,那么可以先把招標參數復制過來,然后對其進行改頭換面,比較長的可以拆分為多項的就拆分在詳細說明,對于招標中沒有排序的盡量排序,使其顯得看起來不一樣,但讀起來內容一致就可以了。

6)偏離:一般都是“無偏離”;

7)說明:一般都是“無”。

(七)商務條款偏離表

“商務條款偏離表”是對招標文件中純商務要求的一個響應,也是為了說明投標人有資格參與此次招標的一個響應,Z好能夠與招標中一一對應,需要注意一下幾個方面:

(1)表頭前信息:與“投標一覽表”第(1)條一致;

(2)表后面的信息:與“投標一覽表”第(3)條一致;

(3)表里面的內容:商務條款偏離表內容一般都不會太多,因此大多也不會出什么問題,但也需要注意,一般包括序號、招標文件條款號、招標文件的商務條款、投標文件的商務條款、說明幾項內容,按照要求逐一響應即可(如果實在找不到對應的,也可以直接響應全部),具體如下:

1)序號:序號可以是手寫,可以是自動生成;

2)招標文件條款號:對應招標文件的資格要求條款部分,一般在投標人須知章節,找到對應條款號即可;

3)招標文件的商務條款:對應招標文件的資格要求條款部分,一般在投標人須知章節,對應內容逐條復制即可;

4)投標文件的商務條款:對應招標條款逐一響應即可;

5)說明:一般都是“無”。

(八)資格證明文件

“資格證明文件”是用來展示投標人資格信息的章節,是很重要的一個章節,此時在第一部分中所需要列出的清單就是用于此,按照找出來的資格列表,逐一去排列響應,盡可能的全部響應,除此之外也可放上一些沒有要求,但覺得很有必要的資質。

在這里還需要注意的是,是否要求單獨打印,如果有則完成該章節后即刻另存一份。

一般來說,以下資質都是必不可少的:

1)營業執照副本

2)稅務登記證書

3)法定代表人授權書(附帶法人和授權人身份證復印件正反面)

4)社保登記證及社會保障金繳納記錄

5)質量管理系統認證證書

6)雙軟認證(針對軟件的)

7)組織機構代碼證

以下資質一般為必要的,根據要求添加:

1)投標人基本情況

2)服務人員基本情況

3)投標人資信證明

4)投標人無違法犯罪記錄證明

5)投標人相關案例和業績

6)投標人承諾書

7)其他相關文件......

(九)技術方案

“技術方案”是針對招標技術規格參數的具體響應內容,要與技術規格偏離表響應信息保持一致,是對響應參數的一個更加具體的說明信息。一般來說可以從技術方案中找到相關內容,粘貼進來即可。

(十)項目實施方案

“項目實施方案”是針對本項目實施的一個具體響應信息,一般招標文件中都會有要求,這一部分會作為評標的一個得分點,因此該部分內容需要認真去寫,各公司內容不盡相同,但一般來說都包含了以下幾部分內容:項目管理組織機構的描述、項目組織機構組成和成員信息、具體實施方案信息三大部分內容。

在這里為了以后簡便,可以將其做成一個通用的內容,組織好語言做成所有的項目都能夠使用的,那么在以后的項目中該章節直接復制即可,會省去很多時間。

(十二)項目培訓方案

“項目培訓方案”是用來說明針對本項目后期培訓的一個方案,也是很重要的一個章節,需要認真去寫,內容基本都是一致的,根據各公司實際培訓制度的不同而不同,但一般都包含以下幾方面內容:培訓計劃(目標)、培訓內容、培訓人員等內容。

也可以做成一個通用的培訓方案,后期可直接使用。

(十三)售后服務方案

“售后服務方案”是用來說明項目后期服務支持的方案,是很重要的,一般客戶會很看重售后服務信息,所以這一章節一定要認真寫,在招標參數中會有關于售后服務期限的信息,在這里需要注意的是要根據招標參數的要求去響應,一般都包含以下內容:服務承諾、服務期限內容、服務具體措施等信息。

也可以做曾通用的,后期直接使用。注意,由于陪標情況的存在,需要多備幾份通用模版

(十四)公司介紹

“公司介紹”不是必須的內容,可以有可以沒有,不會影響投標的結果,一般建議盡可能放上,內容包括公司的簡介和客戶案例的羅列說明,也可單獨打印。

重點內容:

1、 產品清單需優先確認。

2、 商務、技術偏離響應表,利用引用功能添加,標題設置時注意對應是否在標題引用欄內

3、 標書制作前先列好大綱,特別是技術部分的大綱目錄。

4、 對一二三四級標題與正文格式根據標書要求進行設置,如無要求可選擇仿宋或宋體

5、 對照各所需的資質文件確認是否過期。

6、 各企業相關資質文件進行重命名,并進行分文件夾、分內容、分企業分類。

7、 貨物一覽表、分項價格表、開標一覽表、技術、商務偏離響應表在excel上根據格式重新制表。

8、 一份以上標書確定是否有共同內容,防止串標。

9、 相關重點內容進行批注插入,方便再次尋找。

10、 索引表的建立

標書制作管理流程:

1、招標文件內容確認,相關信息勾勒制成表格,帶星加粗內容重點突出。廢標項、加分項、資質原件項重點突出。

2、商務部分資質清單。根據商務部分資質清單一項項對應滿足,同時檢查有效期。未滿足的進行標注。

3、技術部分資質清單。根據技術部分相關產品清單、所需對應的產品資質清單、售后服務、授權資料、技術部分評標所需內容清單進行制作、制作完成后,根據清單完成對應的資質收集、檢查有效期、檢查是否符號要求:如對應廠家蓋章、是否需要原件。不滿足的進行標注。

4、技術部分內容:技術部分內容根據標書需求建立大綱,進行分解制作目錄。根據目錄內容進行填充。

5、項目實施、培訓與售后服務內容模塊:建立統一的基礎項目實施與售后服務內容板塊,一共三套,以用于圍標,陪標所需,三套模版需有區分。同時根據標書的需求進行對應的修改。

6、確認產品清單、根據產品清單制作、分項價格表、貨物說明一覽表。

7、根據貨物說明一覽表以及技術評分內容制作技術偏離響應表。

8、根據標書必須項與商務平方項制作商務偏離響應表。

9、合并,建立具體的格式與對應的項目目錄標號。所有拆分內容根據目錄進行插入。

10、各級標題格式設計時加入序號,方便后期的內容插入或者刪除。

11、所有圖片插入內容時進行格式確認,進行分頁,防止內容修改時出現空白頁。

12、合并完成后,制作完成后自己進行初審,然后交叉互審,Z后領導審查。

13、定稿,需提前至少一天定稿,打印一份原件Z后審核排版,確認后Z后打印封標。

14、封標根據標書規定內容進行封標,注意標封。

朂后,大家應該對長沙標書的制作有了解了。



本文網址:http://www.cy-mjc.com/news/519.html

關鍵詞:長沙標書制作,長沙標書

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